Archiviazione documentale
In questo modulo sono raggruppate tutte le funzionalità per l’organizzazione della documentazione aziendale.
Scheda del documento
Questo modulo è dedicato alla gestione dei singoli documenti aziendali sotto forma di file (Procedure, Istruzioni Operative, Manuali, Contratti, ecc.) ma anche libri cartacei (in questo caso si potrà specificare il luogo di conservazione).
Il sistema di archiviazione documentale mette a disposizione un potente sistema di identificazione per consentire un rapido recupero del documento desiderato.
L’iter di emissione (workflow) sfrutta appositi cicli di vita completamente configurabili ed è conforme alle norme ISO 9001.
La gestione delle revisioni è automatica, i riferimenti ai documenti obsoleti vengono sostituiti automaticamente con quelli della nuova revisione senza alcun intervento da parte dell’operatore.
I documenti attivi possono essere stampati in formato PDF e protetti dalla stampa, dalla copia del testo e consentendo la visualizzazione solo tramite digitazione di una password, evitando quindi il rischio avere in Azienda copie non controllate e/o obsolete.
I documenti obsoleti anche se non sono accessibili agli utenti, vengono comunque conservati.
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Il sistema di monitoraggio automatico delle attività analizza lo stato di avanzamento del workflow e se ci dono documenti in scadenza. |
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Ad ogni documento possono essere associati dei costi che potranno essere analizzati statisticamente, ad esempio il costo se questo è un libro acquistato o il costo legato alla traduzione del testo. |
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Ad ogni documento possono essere associati degli allegati (un qualsiasi tipo di file). Gli allegati sono archiviati nel server documentale, è quindi garantita la riservatezza anche dei dati sensibili. |
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Questo documento può essere messo in relazione ad altri documenti nella “rete documentale” |
Archiviazione massiva
E’ disponibile un’apposita funzionalità che consente di importare, e quindi archiviare, molti documenti in una sola operazione. Ogni importazione viene identificata in modo univoco per consentire all’operatore il rapido recupero dei documenti importati massivamente.
Dossier
I dossier sono strutture configurabili che consentono di organizzare gerarchicamente i documenti secondo una struttura di cartelle ad albero, raggruppando ad esempio i documenti in capitoli o argomenti.
Riservatezza dei dati
A tutti i documenti viene abbinata una tipologia di documento, un sistema di profilazione, unito all’archiviazione tramite Librarian, garantisce che ogni singolo documento possa essere visualizzato ed eventualmente gestito solo dalle persone autorizzate.